A cosa serve e che cos’è lo scadenzario incassi e pagamenti e cos’è la riconciliazione
In questa guida completa su come gestire il tuo scadenzario, scoprirai perché questo strumento è essenziale per la tua azienda, come funziona, e quali strumenti digitali possono aiutarti a organizzare al meglio incassi e pagamenti. Ti guideremo nella compilazione e nella gestione delle scadenze, e ti mostreremo quali strumenti digitali possono facilitarti il compito.
Partiamo dalla definizione di scadenzario: uno strumento utilizzato per registrare tutte le date di scadenza dei pagamenti da effettuare e da ricevere. Serve a garantire che nessuna scadenza venga dimenticata, evitando doppi pagamenti o mancati incassi da parte dei fornitori.
Sebbene annotare le scadenze sia sempre stato utile, il metodo è evoluto nel tempo. Vediamo come utilizzare uno scadenzario automatico, risparmiando tempo e risorse.
Come gestire il tuo scadenzario: organizzare le scadenze in modo efficace
Tutte le informazioni aziendali, relative alle scadenze di incasso fatture dai clienti e pagamenti ai fornitori, sono raccolte all’interno dello scadenzario.
Ad oggi molte aziende ancora utilizzano lo scadenzario cartaceo, sicuramente ne permette la consultazione immediata. Tuttavia, aggiornare e correggere le informazioni può risultare più macchinoso rispetto a uno scadenzario digitale. Uno scadenzario cartaceo è utile in contesti dove l’accesso alla tecnologia è limitato o quando si preferisce una gestione manuale delle scadenze.
A differenza degli scadenzari cartacei, quelli digitali sono più facili da aggiornare, correggere e condividere.
Uno scadenzario ben strutturato può essere suddiviso in sezioni:
Scadenze fiscali: Comprende IVA, imposte ricorrenti, contributi previdenziali e altre scadenze importanti.
Incassi clienti: Ricorda le scadenze degli incassi e invia promemoria automatici per eventuali ritardi.
Pagamenti dei fornitori: Garantisce pagamenti puntuali per mantenere buoni rapporti con i fornitori.
Altri incassi/pagamenti: che non riguardano strettamente l’emissione o ricezione delle fatture come ad esempio il pagamento degli stipendi ai dipendenti, il pagamento di multe o le commissioni bancarie etc.
Utilizzare uno scadenzario online è vantaggioso per l’efficienza e la condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda.
Gestione delle scadenze
Uno degli aspetti apparentemente secondario ma cruciale nella gestione di uno scadenzario, riguarda le ricorrenze. Analogamente a come organizziamo il nostro calendario personale, possiamo impostare date di pagamento o riscossione ricorrenti.
Questa abitudine aiuta a tenere a mente tutte le date essenziali e a uniformare il processo di pagamento e riscossione. L’ufficio contabile o la persona incaricata avrà così un metodo operativo costante, evitando di dimenticare qualsiasi data di scadenza.
Anche un foglio di calcolo con riepiloghi e dettagli può risultare molto utile, fungendo da prima nota (il passaggio precedente a un vero e proprio registro contabile) dei pagamenti effettuati e ricevuti nel momento in cui avviene il movimento bancario.
BPilot per la Riconciliazione Bancaria e Scadenzario aggiornato
Per gestire efficacemente le scadenze aziendali, il gestionale automatizzato BPilot rappresenta un alleato indispensabile. Grazie alla sua intuitiva piattaforma e alle funzionalità avanzate, semplifica il processo di gestione delle fatture digitali, e quindi delle relative scadenze, garantendo al contempo la piena conformità normativa e ottimizzando il flusso contabile.
BPilot ti consente di gestire le scadenze grazie allo scadenzario automatico:
Scadenzario Clienti
- Monitoraggio Scadenze: Monitora le scadenze aperte dei clienti, con la possibilità di modificare date o numero di rate dei pagamenti.
- Insoluti e Solleciti: Visualizza tutti gli insoluti per giorni di scadenza e invia solleciti automatici.
Scadenzario Fornitori
- Gestione Scadenze: Gestisci le scadenze aperte dei fornitori, modificando date o numero di rate dei pagamenti.
- Distinte di Presentazione: Crea automaticamente distinte di presentazione con tutte le rate selezionate.
Automazione Pagamenti Ricorrenti
- Programmazione Pagamenti: Programma pagamenti ricorrenti per clienti/fornitori, automatizzando le transazioni periodiche.
- Comunicazioni Email: Invia e-mail per comunicazioni ai clienti o fornitori, semplificando la gestione delle scadenze.
- Report Dettagliati: Genera report dettagliati sullo stato delle scadenze, pagamenti e riconciliazioni per un’analisi approfondita della situazione finanziaria.
Partitario Clienti e Fornitori Aggiornato in Tempo Reale
- Registrazione Automatica: Registra incassi/pagamenti, con aggiornamento automatico del partitario clienti/fornitori.
- Dashboard Intuitiva: Consulta dati relativi alle partite aperte/chiuse in una dashboard completa e intuitiva.
- Monitoraggio Crediti/Debiti: Monitora in tempo reale lo stato dei crediti/debiti residui.
Gestione insoluti
La gestione dei clienti è completamente automatizzata, permettendo di inviare solleciti personalizzati direttamente dalla piattaforma. Le dashboard interattive aiutano a tenere sotto controllo le fatture da incassare, mentre le e-mail di sollecito automatizzate velocizzano il recupero dei crediti. BPilot migliora il flusso di cassa e riduce i rischi di liquidità centralizzando tutte le comunicazioni in un’interfaccia semplice e intuitiva.
Sistema di Incasso/Pagamento e Soluzioni di E-Payment
- Pagamenti Fornitori: Effettua pagamenti ai fornitori con un click direttamente dalla piattaforma.
- Sicurezza e Privacy: Permessi personalizzati per decidere quali operatori possono effettuare pagamenti e a quali fornitori.
Riconciliazione Automatica
La riconciliazione automatica e l’Open Banking PSD2 sfruttano l’intelligenza artificiale e machine learning per automatizzare la gestione finanziaria aziendale, eliminando le operazioni manuali. Collegandosi a oltre 300 banche e sistemi di pagamento come PayPal e Stripe, BPilot scarica i dati degli estratti conto quattro volte al giorno, abbinandoli automaticamente alle fatture e documenti presenti nello scadenzario. Questo permette una riconciliazione bancaria efficiente, riducendo del 95% le operazioni manuali e aggiornando in tempo reale la contabilità. Le PMI beneficiano di una migliore gestione finanziaria, un rating bancario ottimizzato e una dashboard centralizzata per monitorare incassi e pagamenti, prevenendo tensioni finanziarie e migliorando l’efficienza della tesoreria.
