Cos’è la Prima Nota e come usarla in azienda

Che cos’è la Prima nota contabile e di cassa e perché, nonostante non sia obbligatoria, sia molto importante produrla in azienda.

immagine descrittiva della Prima Nota

La Prima Nota rappresenta un elemento cruciale nel contesto della contabilità aziendale, svolgendo un ruolo fondamentale nella registrazione accurata e dettagliata delle operazioni di ogni azienda. Questo documento, spesso sottovalutato, è essenziale per monitorare e gestire le attività finanziarie in modo efficace.

Che cosa è la Prima Nota?

La “Prima Nota” costituisce un fondamentale sistema per registrare gli eventi contabili, rivelandosi essenziale per garantire una contabilità aziendale puntuale e costantemente aggiornata. Questa annotazione dettagliata raccoglie tutte le operazioni contabili in maniera ordinata, fornendo i dati necessari per il successivo processo di rilevazione aziendale e agevolando la compilazione del libro giornale, un registro obbligatorio secondo la normativa vigente.

Composizione della Prima Nota

La Prima Nota è composta da diverse informazioni chiave dell’operazione aziendale come la data, la descrizione, l’importo, il conto del piano dei conti ed il soggetto. Questi elementi formano un quadro completo delle attività aziendale, consentendo anche una tracciabilità accurata di ogni movimento di denaro nell’azienda.

Differenza tra Prima Nota Contabile e Prima Nota di Cassa

La prima nota contabile e la prima nota di cassa rappresentano due approcci distinti nella registrazione delle operazioni di un’azienda.

  • La prima nota contabile segue il principio di competenza, registrando ricavi e costi nel momento in cui sono generate, indipendentemente dal momento in cui ci sarà la manifestazione finanziaria. Questa tipologia offre una visione più accurata del reddito e del patrimonio anche a lungo termine.
  • La prima nota di cassa si concentra sull’effettivo movimento di denaro, registrando entrate e uscite solo quando avvengono effettivamente gli incassi ed i pagamenti evidenziando, così, i flussi di denaro tangibili.

Queste differenze riflettono le diverse metodologie contabili nel tracciare e riferire le attività finanziarie, contribuendo a fornire una panoramica più completa della salute finanziaria dell’azienda. Le aziende spesso utilizzano entrambi gli approcci per ottenere una comprensione completa delle loro finanze, bilanciando la prospettiva a breve termine con la visione strategica a lungo termine.

Importanza della Prima Nota

La corretta compilazione della Prima Nota è fondamentale per diversi motivi. In primo luogo, fornisce una panoramica dettagliata del flusso di operazioni aziendali e delle transazioni finanziarie, consentendo una rapida identificazione di eventuali errori o discrepanze. Inoltre, la Prima Nota è uno strumento cruciale per monitorare la liquidità dell’azienda e garantire la conformità con le normative contabili.

Rischi Associati alla Mancata Compilazione della Prima Nota

La mancanza di una Prima Nota accurata può comportare gravi rischi per un’azienda. La mancanza di trasparenza finanziaria e di un controllo puntuale potrebbe portare a decisioni sbagliate, rendere difficile l’individuazione di frodi o errori compromettendo anche la tenuta dei libri obbligatori.

Esempio Pratico di Prima Nota

Ecco un esempio pratico di una transazione aziendale rappresentata nella Prima Nota Excel compilata manualmente:

ipotizziamo di dover registrare in prima nota l’emissione di una fattura del 16/10/2023 con imponibile di € 1.000 + IVA 22% a favore di Mario Rossi;

DATADESCRIZIONECONTOBASE IMPONIBILEIVATOTALECREDITORERIFERIMENTO FATTURA
16/10/2023Prodotto XRicavi delle vendite1.00022%1.220Mario RossiFattura n.187 del 16/10/2023

L’operazione di registrazione manuale è soggetti ad errori, oltre ad essere una mera annotazione che si dovrà poi tramutare in scrittura contabile per avere un libro giornale, obbligatorio per legge, costantemente aggiornato. 

La Prima Nota Automatica di BPilot

Con BPilot non dovrai preoccuparti di annotare manualmente tutte le operazioni aziendali. Grazie al nostro software di Prima Nota  inclusa nel nostro gestionale contabile, ogni volta che ricevi o emetti un documento la prima nota sarà generata in automatico e potrai consultarla dal registro prima nota divisa in base alla fattispecie dell’operazione.

schermata del software BPilot per la rigenerazione della prima nota

Potrai controllare immediatamente quali sono le scritture contabili che si riverseranno nel libro giornale e nel bilancio di esercizio e visualizzare, dalla schermata dedicata, tutte le informazioni relative all’operazione aziendale come:

  • Data contabilizzazione;
  • Data competenza IVA;
  • Riferimento Documento;
  • Cliente/Fornitore;
  • Conto PDC;
  • Stato Pagamento;
  • Causale;
  • Importo;
  • Prospetto Iva;
  • Scritture Contabili;
  • Anteprima Fattura PDF.
dettaglio di una prima nota generata dal gestionale contabile bpilot

La prima nota automatica con riversamento delle relative scritture nel libro giornale conferisce un vantaggio significativo alla registrazione contabile. Questo approccio garantisce un tracciamento accurato delle operazioni in tempo reale, contribuendo a creare una panoramica dettagliata delle attività aziendali. Senza questo sistema, la mancanza di automaticità potrebbe comportare errori nella registrazione, rendendo più complesso il mantenimento di un registro finanziario accurato e di conseguenza, compromettendo la precisione del bilancio di esercizio.

L’automatizzazione della generazione dei documenti di Prima Nota è solo una delle tante funzionalità che il software di gestione contabile BPilot  mette a disposizione, lavorando per te e azzerando il rischio di errore da attività manuale.

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